Un software de gestión de impresoras debe ser útil desde el primer momento. El reto aquí era llamar la atención de las personas que gestionan los avisos de averías o de falta de tóner. Se trataba de avisarles sólo cuando había una tarea específica a realizar y permitirles realizar otras labores cuando no había avisos.  El correo electrónico no era una opción. Es una vía muy saturada y poco fiable. Si los correos son repetitivos pueden quedar filtrados como spam. Las ventanas emergentes o Pop ups pueden ser molesto y después de cerrarlos, los usuarios pueden olvidarse.

printer monitoring software

El problema

Nuestro cliente ya había firmado unos contratos de MPS (Gestión de Servicios de impresión) con el apoyo de nuestro software gestión de impresoras y ofreciendo un servicio completo a sus clientes. Eso incluía el reemplazo de tóner JIT (Justo a tiempo), así como el servicio de mantenimiento sin petición del usuario. El problema surgió cuando los avisos de servicio técnico y pedidos de consumibles llegaban y a veces los los responsables de hacer el seguimiento no estaban al tanto. Se retrasaban en la respuesta y los clientes protestaban con razón.
Necesitaban un sistema que les avisara, llamará la atención, cuando llegara una nuevo pedidos de tóner o un nuevo aviso de servicio técnico

La solución

- La ventana tenía que ser lo suficientemente pequeña como para permanecer abierta en una esquina mientras hacían otras cosas y lo suficientemente grande para mostrar cierta información sin molestar, de una manera minimalista. Algunos de nuestros clientes nos ayudaron con sus opiniones y comentarios y llegamos al diseño ideal.
 
- En el interior, pensamos en la construcción de un sistema muy flexible que podría ser utilizado para otras posibles alarmas en un futuro. Por lo que podría mostrar cualquier estado de alarma, tareas pendientes, o cualquier cosa que pudiéramos imaginar para hacer un seguimiento.

- Lo pusimos todo junto y lo dimos a probar a nuestro cliente. Establecer un nuevo sistema de interacción con el usuario y que éste le sea de ayuda es un reto.Puede tener éxito o no. Es difícil saber de antemano si los usuarios lo utilizaran o simplemente lo dejarán de lado.

Los beneficios

Por suerte a los usuarios les encantó. Ahora se pueden centrarse en otras tareas y dejar el control de las impresoras de lado. Cuando salta una alerta se muestra arriba un semáforo rojo y lo ven enseguida.

El contador muestra el número de alarmas pendientes. Si quieren, puedan esperar hasta que el contador de alarmas marque 3 y entonces actuar.

La misma aplicación, se puede instalar en cualquier otro PC dentro de la red, por lo que el encargado puede realizar un seguimiento de las luces rojas, si las hay.

En este caso, el sistema se hizo muy visible cuando decidieron proyectar la pantalla en una pared con un proyector. A nadie le gusta ver las luces rojas asociados a las tareas que tiene pendientes.

Una vez más, las pequeñas cosas hacen la vida más fácil.

Conclusion:

Printer monitoring software

Cuéntenos su problema relacionado con la gestión de impresoras y nosotros nos ocupamos de todo.

Nos gusta dar un paso más, ayudarle a que su negocio sea más productivo y usted quede totalmente satisfecho.

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